Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?
Wann können Unterlagen vernichtet werden?

Steuer- und gewerberechtliche Aufbewahrungsfristen:

Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen, Inventarverzeichnisse und Gesellschafterbeschlüsse müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. (Unterlagen bis 2001 und älter können vernichtet werden)

Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. (Unterlagen bis 2005 und älter können vernichtet werden)

Nicht alles vernichten:

Für wichtige Dokumente macht eine Vernichtung manchmal wenig Sinn. Oft gibt es gute Gründe, beispielsweise notarielle Verträge oder Urkunden auch länger aufzubewahren. Diese sollten besser „lebenslang“ an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Aufbewahrung für Zwecke der Sozialversicherung:

Für die Sozialversicherung gilt: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer und die Protokolle von Datenübermittlungen an die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.

Betriebsprüfungsberichte der Krankenkassen, der Rentenversicherung und der Berufsgenossenschaft sind 6 Jahre aufzubewahren. (Unterlagen bis 2005 und älter können vernichtet werden)